# XRechnung erstellen

> XRechnung erstellen und gegen die KoSIT-Regeln prüfen: Pflichtfelder, Leitweg-ID und Käuferreferenz, dann als XML herunterladen.

Canonical: https://www.invoqk.com/de/xrechnung-erstellen
Last updated: 2026-10-10

## Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein deutscher Standard für E-Rechnungen, den die KoSIT pflegt, die Koordinierungsstelle für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931 und kennt die Syntaxen UBL und UN/CEFACT CII. Aktuell ist Version 3.0.2.

## Diese Pflichtfelder braucht die XRechnung

- Feld
- Warum

- Käuferreferenz
- Bei Behörden die Leitweg-ID. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt.

- Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Rechnungsstellers
- Die deutschen Zusatzregeln (BR-DE) verlangen sie.

- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ohne Steuerkennung fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug.

- IBAN oder anderes Zahlungsmittel
- Die XRechnung verlangt Zahlungsangaben.

- Anschrift mit Postleitzahl und Ort
- Beide Parteien brauchen eine vollständige Adresse.

## Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist die Routing-Nummer einer Behörde. Du trägst sie im Feld Käuferreferenz ein, damit die Rechnung bei der richtigen Stelle ankommt. Frag deinen öffentlichen Kunden danach.

## So erstellst du eine XRechnung

- Öffne die Beispielrechnung und trage deine Daten ein.
- Ergänze Käuferreferenz, Ansprechpartner und Telefon.
- Wähle im Rechnungsdetail den Export als XRechnung. Die Datei wird gegen die KoSIT-Regeln geprüft.
- Prüfe die Datei bei Bedarf noch einmal im kostenlosen Validator.
- Versende sie per E-Mail, über Peppol oder lade sie im Portal des Kunden hoch. Bundesbehörden nutzen die ZRE.

## Häufige Ablehnungsgründe

- Die Leitweg-ID fehlt oder ist falsch.
- Die Summen stimmen nicht mit den Positionen überein.
- Ansprechpartner oder Telefon des Rechnungsstellers fehlen.
- Die Steuerkategorie passt nicht zum Steuersatz, etwa 0 Prozent ohne Befreiungsgrund.

## Häufige Fragen

### Muss ich eine XRechnung an Behörden schicken?

Ja. Lieferanten von Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 eine XRechnung oder eine andere E-Rechnung nach EN 16931 senden. Viele Länder und Kommunen verlangen es ebenfalls.

### Wo bekomme ich die Leitweg-ID?

Von deinem öffentlichen Kunden. Sie steht meist im Auftrag oder in der Bestellung. Ohne sie kann die Rechnung nicht zugeordnet werden.

### Kann ich eine XRechnung ohne Spezialsoftware lesen?

Die Datei ist XML. Im kostenlosen Validator siehst du sie als lesbare Rechnung mit Positionen, Steuer und Zahlungsdaten.

### Was ist der Unterschied zu Peppol BIS?

Peppol BIS ist der Standard des Peppol-Netzwerks für grenzüberschreitende Rechnungen. Er braucht weniger deutsche Pflichtfelder. Du kannst beides aus derselben Rechnung exportieren.

### Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren?

Acht Jahre, im ursprünglichen Format. Ein Ausdruck reicht nicht.

### Ist die Prüfung rechtsverbindlich?

Sie prüft die Datei technisch gegen die veröffentlichten Regeln. Ob Inhalt und Steuerbehandlung stimmen, bleibt deine Verantwortung. Frage im Zweifel deine Steuerberatung.

Mustertext, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Angaben: Oktober 2026. Prüfe Fristen und Pflichten für deinen Fall oder frage deine Steuerberatung.

## Related

- [E-Rechnung erstellen](https://www.invoqk.com/de/e-rechnung-erstellen)
- [ZUGFeRD-Rechnung erstellen](https://www.invoqk.com/de/zugferd-rechnung-erstellen)