Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die ein Computer ohne Abtippen lesen kann. Hier füllst du eine Rechnung aus, lässt sie gegen die offiziellen Regeln prüfen und lädst sie als XRechnung oder ZUGFeRD herunter.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Ein normales PDF oder ein eingescanntes Papierdokument ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Als E-Rechnung zählen die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X, ein PDF mit eingebettetem XML. Beide kannst du hier erzeugen.
Die XRechnung ist ideal für Behörden und für alle, die Rechnungen automatisch verarbeiten lassen. ZUGFeRD passt, wenn Menschen weiter ein lesbares PDF erwarten. Mehr dazu auf den Seiten zu XRechnung und ZUGFeRD.
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| Seit 27. November 2020 | Lieferanten des Bundes müssen XRechnung oder eine andere E-Rechnung nach EN 16931 senden |
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können |
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Papier und PDF sind im B2B noch erlaubt, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Kunden |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen |
Mustertext, keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand der Angaben: Oktober 2026. Prüfe Fristen und Pflichten für deinen Fall oder frage deine Steuerberatung.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 1. Januar 2027 und alle anderen ab 1. Januar 2028.
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Rechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
Bis Ende 2026 sind Papier und PDF im B2B noch erlaubt, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Kunden. Danach gelten die Stufen ab 2027 und 2028. Ein PDF mit eingebettetem XML wie ZUGFeRD zählt als E-Rechnung.
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, E-Rechnungen im ursprünglichen Format. Ein Ausdruck oder ein PDF-Bild reicht dafür nicht.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und braucht einen Viewer. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das du direkt lesen kannst. Beide erfüllen die Pflicht.
Das Erstellen und der PDF-Download sind kostenlos, auch ohne Konto. XRechnung, Peppol und ZUGFeRD mit Prüfung gibt es kostenlos mit einem Konto.
